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BUT ET OBJECTIFS

La protection de votre confidentialité nous tient à cœur.  Le Réseau BIBLIO CQLM s’engage à protéger la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels qu’il recueille, utilise ou communique, conformément à la législation applicable.

DOMAINE D’APPLICATION

La présente politique de protection de la confidentialité (ci-après nommée la « Politique ») constitue un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels des individus, qu’ils soient  membres, fournisseurs, employés, ou tout individu ayant recours à nos outils ou services. 

Notre Politique ne s’applique pas aux sites web de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur nos sites web.  Si vous consultez un site web tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.  Ainsi, nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

CONSENTEMENT

En fournissant des renseignements personnels au Réseau BIBLIO CQLM, vous convenez que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer ces renseignements personnels conformément à la présente Politique, aux préférences en matière de la protection de la confidentialité que vous nous avez indiquées, et tel qu’autorisé ou requis par la Loi.

Sous réserve d’exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines des fins déterminées en tout temps en communiquant avec nous.  Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.

RENSEIGNEMENT PERSONNEL 

Désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.  Il pourrait s’agir de votre prénom, nom de famille, adresse courriel, numéro de téléphone, etc.  Les coordonnées d’affaires constituent des renseignements personnels à caractère public.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Dans le cadre de nos activités, nous ne recueillons que les renseignements personnels que vous avez consentis à nous fournir. Nous limitons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins de l’établissement, de la gestion et du maintien de notre relation avec vous.

Par exemple, des renseignements personnels pourraient être recueillis au moment de votre inscription à l’infolettre ou de la soumission de questions, commentaires ou suggestions, et pourraient inclure, sans s’y limiter, des renseignements d’identification comme votre prénom, votre nom de famille et votre adresse courriel.

Dans le cadre de ses activités, le Réseau BIBLIO CQLM peut recueillir les renseignements personnels suivants :

  • renseignements d’identification (ex. : adresse postale et électronique, numéro de téléphone, année de naissance);
  • renseignements pour confirmer votre identité (ex. : identifiant, signature);
  • renseignements sur les interactions numériques (ex. : site Web, application, site de médias sociaux);
  • renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, réseau privé virtuel, serveur mandataire, type d’appareil et système d’exploitation);
  • renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez les sites Web de Réseau BIBLIO CQLM;
  • renseignements sur vos préférences et habitudes de navigation, comme les pages que vous consultez et utilisez.

UTILISATION DE FICHIERS TÉMOINS (« COOKIES »)

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience de navigation et pour mieux comprendre comment vous utilisez nos sites web. Les cookies sont de petits fichiers qui sont stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez nos sites web. Ils contiennent des informations telles que la langue d’affichage et certaines habitudes de navigation. Ces données sont utilisées à des fins statistiques, ainsi que pour activer certaines fonctionnalités et faciliter votre navigation. Les informations recueillies par les cookies sont confidentielles en tout temps. Vous pouvez désactiver ou bloquer les cookies en configurant les paramètres de votre navigateur.

Nous utilisons également Google Analytics, afin de recueillir de l’information concernant votre utilisation de nos sites web (p. ex. les pages que vous consultez le plus souvent et les messages d’erreur que vous pourriez recevoir). Ces renseignements sont anonymes et nous les utilisons uniquement afin d’améliorer l’efficacité et le fonctionnement de nos sites web. Vous pouvez consentir ou non à l’activation de ces fichiers témoins en modifiant les paramètres par défaut lors de votre connexion à nos sites.

UTILISATION PRÉVUE DE CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Vous identifier comme utilisateur de notre site web et comme client, le cas échéant;
  • Établir et maintenir notre relation d’affaires avec vous;
  • Vous fournir des services de façon continue;
  • Améliorer notre offre de produits et services, y compris l’utilisation des sites web;
  • Communiquer avec vous dans le cas de questions, commentaires ou suggestions;
  • Vous fournir de l’information sur nos produits et services susceptibles de vous intéresser;
  • Améliorer nos services avec vous ;
  • Respecter nos obligations légales ;
  • Prévenir les cybermenaces et les fraudes ;
  • Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes ;
  • Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres;
  • Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes;
  • Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés à d’autres fins que celles décrites plus haut à moins d’obtenir votre consentement ou dans la mesure permise ou exigée par la loi.

PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employés et mandataires dont les fonctions le requièrent. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers, lorsque la loi l’exige, ou encore avec certains fournisseurs de services (par exemple, nos fournisseurs de services d’hébergement infonuagique) pour nous aider à vous servir. Dans ce dernier cas, et ce, avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons toutes mesures raisonnables pour les protéger adéquatement en adoptant des mesures contractuelles spécifiques.

Catégorie de tiers

Services rendus pour nous

Gestion de relation avec les membres

Prise d’appels pour les demandes des membres hors des heures de travail

Informatique

Services d’hébergement infonuagique externes (ex : infrastructure technologique, services de « logiciel en tant que service » comme Symphony, suite Microsoft Office 365, etc.)

DÉLAIS DE CONSERVATION

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi.

Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Par exemple, nous supprimons vos renseignements personnels si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de vos renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable de la Protection des renseignements personnels.

CONDITIONS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT

Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander de consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, selon ce que la loi autorise ou exige. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire.

S’il y a des modifications à apporter à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous ou avec votre bibliothèque d’appartenance rapidement par téléphone ou par courriel afin de maintenir à jour votre dossier et nos bases de données.

PRÉSERVATION DE LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire disponible sur nos sites web, nous utiliserons uniquement l’information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.

Nous prenons également des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés comme leur perte, leur vol, leur accès, leur utilisation et leur communication non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos bureaux et à nos équipements informatiques tels nos serveurs, en plus de sensibiliser notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan de gestion des incidents. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu’un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.

Toutefois, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez nous-contacter sans délai la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Selon la législation applicable, vous disposez des droits suivants :

  • Le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
  • Le droit de faire rectifier vos renseignements personnels;
  • Le droit de demander la suppression d’un renseignement personnel périmé ou non justifié;
  • Le droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels;
  • Le droit de formuler par écrit des commentaires.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous pourrions vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous.

COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec nous par le biais de l’adresse courriel suivante : vieprivee@reseaubibliocqlm.qc.ca ou par téléphone au 1-877-324-2546.  La personne responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre courriel.

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE CI-DESSUS

Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre, afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de notre organisation. Nous rendrons la nouvelle version disponible sur nos sites web en indiquant la date de la dernière mise à jour.

Ainsi, la date de dernière mise à jour de la Politique sera identifiée ainsi que la nature des modifications apportées à l’intérieur du tableau sommaire figurant au début de la présente politique.

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